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Aprenda a distinguir entre lo urgente y lo importante

Las urgencias son el peor enemigo de los resultados. Interrumpen lo que está haciendo, le hacen perder el hilo y muchas veces ni siquiera son verdaderamente importantes. Constituyen una causa de estrés para el trabajador, y también de desmotivación pues, con las prisas, lo más normal es que finalice la tarea rápidamente, pero de forma mediocre. La clave está en la planificación.

¿Se puede planificar una urgencia? Lo que sí es posible es reservar un espacio de tiempo cada día para posibles imprevistos. Quique Gonzalo, fundador de la app de productividad personal Hightrack, distingue entre estos dos conceptos: "Un imprevisto no le ayuda a alcanzar tus objetivos". En cualquier caso, existe una serie de pautas que le ayudarían a organizar mejor su tiempo y evitar estados de ansiedad innecesarios.

Establezca sus prioridades

Éstas "le ayudan a decir no a un compromiso que no le conviene, a ignorar una tarea que no cuenta, a descartar una actividad que ya no le aporta, a desechar un mal hábito que le perjudica y a detener un proyecto que no le hace crecer". Haga preguntas simples y directas, y escriba las respuestas.

Encuentre su motivación

"Quien tiene prioridades tiene motivos, quien tiene motivos se interesa, y quien se interesa hace las cosas y avanza". Y al contrario, "la falta de prioridades o de motivos fomenta el caos diario y la improductividad", expone el libro de Hightrack. De nada sirve pasar día y noche en la oficina si pierde de vista por qué está ahí.

Marque un plan de acción

No hay mejor motivación que un objetivo a largo plazo, pero para llegar hasta él hay que ir poco a poco. En la escuela de negocios Esade, recomiendan a los emprendedores e intraemprendedores "establecer una serie de hitos intermedios (las empresas tecnológicas suelen hablar de milestones), y celebrarlo cuando supere cada uno de ellos". Hacer paradas en el camino le servirá asimismo para mirar atrás y hacer balance de los logros alcanzados hasta entonces. Si es constante, de la repetición de ciertas actitudes o actividades creará un hábito. Funciona como una espiral. Paso a paso, irá alcanzando sus objetivos, y esto le motivará a su vez a seguir trabajando, mejorando, esforzándose.

Planifique su día a día

Una vez que tenga sus prioridades, su motivación y las metas claras, es el momento de marcar las tareas que debe hacer ese día, o esa semana. Sin el trabajo previo descrito en los tres primeros puntos, probablemente redactaría un listado de tareas, pero es difícil que estableciera el orden en base a la relevancia de cada una de ellas, y su aporte a la consecución de sus metas. Los fundadores de Hightrack distinguen aquí entre tareas útiles (las que más resultados le dan), vacías (que no le aportan nada) y falsas (le roban tiempo y energía, y lo alejan de los resultados). Lo común es que no haya más de dos o tres de las primeras en un mismo día. Deja margen para posibles fallos, retrasos o imprevistos. "Van a llegar seguro. El mejor modo de vencerlos es dejando un colchón para reaccionar", apunta el citado libro.

Sea realista, no se cargues con más tareas de las que podría asumir. "Generalmente, la concentración se mantiene durante aproximadamente 45 minutos, por lo que es recomendable descansar unos minutos y parar de realizar la tarea, para luego continuar con ella de una forma más efectiva", aseguran los expertos de la firma de desarrollo directivo Imantia. Y, de vez en cuando, desconéctese. "Es importante planificar espacios en los que se cierra el email y se hace el trabajo concentrado y sereno", señala la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles.

Termine las tareas

"Las personas somos muy buenas empezando cosas pero no tan buenas terminándolas". El libro Start: productividad para humanos establece que "una tarea terminada es una tarea menos", mientras que "una tarea a medias tal vez sea una urgencia mañana".De todos modos, recuerde que no todos los imprevistos son urgentes. Tómese unos segundos antes de precipitarse a dejar lo que está haciendo para ponerse con ello.

Adelántese a los imprevistos

Además de una agenda bien planificada, hay ideas que surgen en el día a día que si se anotan convenientemente, pueden ahorrarle un tiempo considerable el día de mañana. "Muchas ideas tienen poco valor en el momento en que nacen pero se vuelven útiles después. Si las captura primero, luego las puede recuperar, desarrollar y utilizar. Lo mismo le ocurre al material de referencia (páginas web, citas o referencias)", exponen desde Hightrack.

Las tareas aburridas, también

"Mejor dejo esto para mañana"; "ya lo haré en otro momento"; "estoy seco de ideas". No son más que excusas para posponer, una y otra vez, esas tareas que le resultan más aburridas. Lo llaman procrastinar. Busca el lado positivo de esa labor que tanto le espanta a priori, no la deje para el final. Puede aplicarse la gamificación a usted mismo, imponiéndose una pequeña recompensa cuando termine, que sirva como estímulo. El clima laboral cumple aquí una función muy importante. "¿A quién le gusta ir a un trabajo donde no está contento o el clima es inestable? Las emociones positivas siempre van a frenar el efecto de las emociones negativas, por tanto es importante promover un clima laboral agradable", comentan desde Imantia.

No se atasque

No hay nada peor que el estrés para su concentración. Imagine que se produce un imprevisto, y que éste resulta ser urgente e importante. No se bloquees, piense primero en cómo reorganizar su día y centrarse en superar el primer paso de su nueva tarea, a continuación el segundo, y así hasta que la concluya.

Identifique sus 'antitareas'

Tan importante como saber qué debe hacer, es conocer lo que no tiene que hacer. Su lista de antitareas la pueden componer hábitos, gestos, rutinas o incluso personas. Hightrack propone la siguiente metodología: "Haga dos columnas. En una de ellas escriba los malos hábitos, gestos o actividades que le hacen distraerle, perder el tiempo o desgastarse sin conseguir resultados. En la otra, las tareas que debs evitar (trabajo falso) y aquéllas que tiene que hacer pero a las que debes dedicar las energías justas (trabajo vacío)".

Conózcase a si mismo

Hay quien se concentra mejor a primera hora de la mañana, quien trabaja mejor por las tardes, y después están los búhos. No hay opciones mejores y peores, especialmente si hablamos de organizaciones que permiten el teletrabajo o, al menos, una cierta flexibilidad de horarios. Conocer sus propios biorritmos le permitirá elaborar una agenda más realista y productiva, estableciendo las tareas que requieren una mayor concentración en los momentos del día en que tse sientas más fresco, y las funciones más mecánicas en los periodos que le cuesta más trabajo.

Fuente: La República

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El resurgimiento de la dimensión humana

Durante mucho tiempo, las universidades y las empresas mismas se concentraron en la formación de líderes tremendamente competitivos, capaces de alcanzar altísimos resultados, sin detenerse muchas veces a analizar los costos de esos logros en términos de valores y de respeto a los seres humanos que conforman una organización.

En ese proceso, muchas de nuestras percepciones de éxito terminaron por convertirse en conductas perversas, cuyas consecuencias hoy lamentamos profundamente. Esto ha llevado a revaluar el esquema educativo, por lo que en la preparación de los nuevos líderes, las universidades están haciendo énfasis en el fortalecimiento de los valores y en el desarrollo de liderazgos enfocados al servicio. Los nuevos líderes, según lo anotó el doctor Carlos Raúl Yepes, presidente de Bancolombia, en el pasado Foro de presidentes de empresas además de la preparación académica y de ser humildes, deben saber escuchar, deben saber hablar, deben cumplir con lo prometido, deben tener mucho cuidado con sus juicios y prejuicios y deben saber controlar sus emociones.

Si anteriormente los trabajadores obedecían las órdenes de sus jefes por el temor a ser sancionados o despedidos, el nuevo líder debe conseguir que sus colaboradores lo sigan porque creen en él, porque se ha ganado la confianza del equipo, porque tiene una clara visión de hacia dónde los está conduciendo y por qué con su liderazgo ayuda a crecer a su gente. Al nuevo líder lo siguen porque respeta y valora a su gente y porque reconoce el aporte de cada uno de sus colaboradores en la consecución de las metas que persigue como equipo.

Los líderes deben saber despertar la pasión por el trabajo que realiza su gente y ser muy cuidadosos para no matar el entusiasmo, especialmente cuando algo no sale como se esperaba. Ser capaces de alentar y comprometer al equipo en medio de una crisis es una característica fundamental de los directores exitosos, así como de aquellos que lideran por medio del ejemplo. Tenga en cuenta que no es posible que un líder se gane la confianza de su equipo, si no es capaz de reconocer y asumir con entereza los errores que comete.

Otro punto fundamental del liderazgo para la humanización de las empresas está en dejar hacer, es decir, en brindar la autonomía necesaria para que el colaborador pueda desarrollar su trabajo de manera responsable y creativa, con una supervisión adecuada que nunca se torne en asfixiante. Para ello se requiere de una importante dosis de conocimiento y de confianza mutua, que le permitan al colaborador solicitar la guía que requiera, y al líder depositar su confianza en el trabajador.

En los procesos de selección de personal, necesariamente hay que buscar colaboradores que compartan la forma de ser y de pensar de las organizaciones que los va a contratar, teniendo en cuanta que “los buenos modales”, como lo decía Peter Drucker, “son el aceite lubricante de cualquier organización”, son lo que nos permite convivir en medio de los roces y fricciones que se producen a diario por nuestras múltiples diferencias.

En su intervención en el Foro, Yepes hizo énfasis en la importancia de construir un lenguaje común para conseguir la transformación de cualquier entidad en una organización más humana y centrada en el conocimiento de los clientes. Ese lenguaje del que habla es trascendental porque influye en la modificación de los modelos de conducta y ayuda a enfocar a toda la organización en objetivos muy concretos. Su ejemplo de cómo el área de recuperación de cartera de Bancolombia pasó a denominarse “Área de conciliación”, denota un cambio total en el objetivo que perseguía el área y una rápida transformación en la forma como los colaboradores conciben y enfocan su trabajo; el lenguaje, en este caso, es un acelerador del cambio que se busca.

Muchos líderes están reactivando la dimensión humana al interior sus empresas, buscando la permanente dignificación de los colaboradores, el fortalecimiento de sus valores, su crecimiento y transformación en mejores seres humanos, porque indudablemente, a partir de la transformación de las organizaciones y su gente, se consigue la transformación de la sociedad, una necesidad apremiante para todos.

Fernando Albán Díaz del Castillo

Tomado de: La República

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Nuevas normas, nuevas reglas para las empresas (NIIF)

Los cambios derivados de la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) no estarán restringidos a la función financiera de las empresas, sino que impactará varias áreas de negocio.

La conversión a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) no involucra cambios únicamente en la función financiera y de contabilidad de las empresas y no es solamente un ejercicio técnico-contable, sino que impactará varias áreas de negocios.

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) se ha encargado de anunciar a las empresas de los grupos 1, 2 y 3 el límite y por menores de la implementación de las NIIF al que se está viendo sometido el país desde 2013 y que acabará en 2015 para las empresas clasificadas en los grupos 1 y 3 y en 2016 para el grupo 2 en el que se clasifica el gran volumen de pequeñas y medianas empresas.

De acuerdo a la norma contable, algunos de los sectores empresariales que deberán someterse a un drástico cambio para el óptimo funcionamiento de las nuevas normas serán los sistemas de tecnología de la información, recursos humanos, finanzas y tesorería, impuestos, relaciones con inversionistas, contratación, entre otras.

“Cualquier función del negocio requerida para preparar información financiera, o impactada por la misma, tiene el potencial para ser afectada por las normas”, según el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP).

Este gran paso que está dando el país en el sistema y nuevo ordenamiento contable será uno de los cambios más importantes en la historia de las empresas colombianas relacionados con la estructura y forma de presentar su información financiera. Amézquita & Cía en busca de facilitar este proceso se alía con la firma líder en Argentina, First Corporate Finance Advisors S.A., que ha trabajado en varios países de América Latina en la valoración requerida por las NIIF.

Según Vivian Amézquita, gerente general de Amézquita & Cía en Colombia, el menor impacto seguramente se dará en aquellas compañías que son sucursales de compañías extranjeras de países donde ya han adoptado las NIIF, que probablemente se encuentren reportando y llevando una contabilidad bajo NIIF a efectos de consolidación de los estados financieros en su casa matriz, aseguró .

Sin embargo, para el caso de las compañías colombianas que deben aplicarlas por primera vez, el alto nivel de seguimiento y control que demandará esta etapa no les resultará fácil. “En este escenario de aplicación de las NIIF, una compañía podría encontrarse llevando hasta 4 registros contables, considerando la contabilidad local, la contabilidad bajo normas NIIF, la contabilidad fiscal (de la DIAN para el caso de Colombia) y la información de gestión, que generalmente se ajusta a las particularidades de cada negocio o al seguimiento de ciertas variables críticas del negocio”, aseguró Miguel Ángel Molfino, socio de First. 

Áreas de las empresas que tendrán modificaciones con las NIIF:

1. Sistemas de la tecnología de la información (TI)

2. Recursos Humanos

3. Actividades en moneda extranjera y en coberturas (Tesorería)

4. Impuestos

5. Razones y convenios financieros (Finanzas y Tesorería)

6. Controles internos y procesos (Finanzas )

7. Relaciones con inversionistas y comunicaciones a mercados de capitales (Finanzas y Relaciones con Inversionistas)

8. Reporte gerencial (Finanzas)

Dicho lo anterior, es importante anotar que la extensión de la aplicación de NIIF de cada compañía la impactarán de forma diferente. Para algunas, los impactos serán grandes y para otras, serán menores.

Tomado de: Revista Dinero

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Artículo de interés: Los mandamientos para invertir

¿Quiere invertir pero aún no sabe nada de acciones,fondos y mercados? Conozca los consejos que debe tener en cuenta a la hora de ingresar en la bolsa.

1. Conozca bien sus objetivos financieros y su tolerancia al riesgo para poder elegir inversiones con un nivel de riesgo, rentabilidad y plazo adecuados para su perfil. Tómese su tiempo y compare alternativas hasta encontrar la que mejor se ajusta. Nunca invierta en productos que no entienda. Si no los comprende, no podrá saber si son adecuados para su perfil.

2. Busque consejo profesional para la toma de decisiones de inversión, pero recuerde que la responsabilidad final es suya. Su asesor no debe tomar las decisiones por usted, solo aconsejarlo.

3. Destine a la inversión el excedente entre sus ingresos y sus gastos comunes. No utilice dinero que necesite. Tenga siempre una reserva equivalente a 3-6 meses de gastos en activos relativamente líquidos de los que podrá disponer en caso de emergencia. Nunca invierta en renta variable o fondos que se pueden necesitar a corto plazo.

4. Invierta para el largo plazo. Los mercados suben y bajan, pero a largo plazo suele haber más subidas que bajadas. Sepa mantener el rumbo y no se distraiga con las variaciones diarias y obtendrá ganancias.

5. Diversifique, diversifique, diversifique. No se quede solo con una acción o un sector. Esta diversificación temporal le protege contra fluctuaciones de los tipos de interés, y asegura unos ingresos durante más tiempo.

6. ¡Cuidado con los costos! Compare bien las tarifas y comisiones de cada entidad. Inciden mucho en la rentabilidad final de su inversión. Y esto también es aplicable a las transacciones de especulación. 

7. Empiece a invertir antes que después. De todos los factores que afectan a la acumulación de capital por inversión, el más importante es el tiempo. 

Recuerde la regla del 72: Es una orientación para saber los años necesarios para que una inversión con interés compuesto doble su valor. Simplemente, hay que dividir 72 entre el tipo de interés. Así: 72 / Tipo de interés = Número de años. Por lo cual, empiece pronto y obviamente encontrará rentabilidad en menor plazo.

8. Evite las modas, así como la toma de decisiones emotivas. No persiga los éxitos de ayer. Las rentabilidades históricas no son ninguna garantía de rentabilidad futura. Nadie sabe lo que harán los mercados. La disciplina y paciencia son rasgos importantes para el pequeño inversor. El miedo y la avaricia son sus enemigos. Hay que evitar “comprar caro” cuando los mercados viven momentos eufóricos y “vender barato” en los momentos de crisis.

  

9. Si alguien le ofrece una inversión “demasiado buena para ser verdad” lo más probable es que no sea verdad. Nunca confíe en desconocidos que le ofrecen consejos no solicitados sobre inversiones. Recuerde que no existe rentabilidad sin riesgo.

Tomado de: Finanzas Personales

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Artículo de interés:
¿Es hora de decirle adiós al email? ¿Torrente de correos electrónicos?

Partamos de una de esas cifras difíciles de visualizar por su magnitud: en un año se enviaron 100.000 millones de emails al día. Y eso es sin contar los emails personales. El año fue 2013 y la cifra la proviene del más reciente informe de la firma de investigación The Radicati Group, que además anticipa que para 2017 ese número llegará a los 132.000 millones de emails enviados y recibidos en un día.

La evidencia es una prueba el éxito de esta herramienta de comunicación, así que puede sorprender el que aquí y allá los observadores del universo tecnológico comenten que en Sillicon Valley se está hablando de un futuro sin email. No sólo eso, grandes líderes en empresas en los centros tecnológicos del mundo ya se han deshecho de sus cuentas de correo electrónico.

¿Cuál es el problema?

El mismo Radicati Group explica en otro documento que mientras que el email redujo el costo de enviar mensajes, "el costo acumulativo de leer esos mensajes es muy alto. Puede tomar varios minutos abrirlos, leerlos, procesarlos y responder a cada uno, y ese proceso, repetido miles de veces, puede consumir un día laboral". El email es una tecnología antigua: precede a la web; de hecho, fue instrumental para crearla. Para tener una idea más exacta, se puede recurrir al estudio de 2011 de Tom Jackson, de la Universidad de Loghborough, Inglaterria, el cual arrojó que los correos electrónicos le estaban costando a las compañías más de US$ 15.000 por empleado al año.

Quizás aún más interesante es que encontró que toma un promedio de 64 segundos volver a concentrarse tras ser interrumpido al recibir un email. Incluso borrarlos quita tiempo, y si se toma en cuenta que toma un promedio de 76 segundos leer y entender cada mensaje, empieza a sonar atractivo buscar una alternativa.

Pero, ¿qué hacer?

Como suele suceder, el mismo mundo que creó los correos electrónicos, ahora ofrece unas soluciones en la forma de sistemas que no sólo tienen nombres sino también lemas inspiradores, como Asana, "trabajo en grupo sin email", o Slack, "esté menos ocupado". Apenas una fracción de los emails de trabajo es directamente relevante para los individuos que los reciben.

Básicamente, el correo electrónico se percibe como algo más formal y la gente pasa más tiempo escribiendo esos mensajes porque se asumen como comunicaciones oficiales. Plataformas como Slack, Asana, Yammer y demás son más informales pues permiten enviar mensajes cortos y rápidos dentro de distintos grupos -abiertos a toda una empresa o sólo entre un equipo- lo que las hace más informales.

Pero hay otras opciones un poco más audaces, como explicó Scott Berkun, autor de "El año sin pantalones", en el artículo "¿Hay vida después del email? Sí, y es extraordinaria". Para escribir su libro, Berkun pasó un año en WordPress.com, uno de los sitios web más populares del mundo, y uno de sus mayores retos fue aprender a trabajar sin email. La fórmula ganadora de WordPress es utilizar otra herramienta: los blogs, en los que cada equipo publica toda la información que generalmente se manda por email.

La mayoría de las discusiones tiene lugar en el espacio para comentarios, salas de chat o Skype. La gran ventaja es que el lector decide qué leer: si le interesa el proyecto, sigue el blog. Así, depende del interesado cuándo leerlo, de acuerdo a su necesidad. Además, como los blogs son de fácil acceso, las ideas relevantes no quedan enterradas bajo una avalancha de emails inútiles. Pero si le parece que incluso esa opción le quita demasiado tiempo, está la alternativa sugerida por ese simpático cartel que adorna varios cafés en el mundo hispanoparlante y que circula por el mundo virtual: "No tenemos WiFi, hablen entre ustedes".

Tomado de: www.bbc.co.uk

Artículo de interés: ¿Cómo hacer tú empresa más competitiva?

En un entorno donde la lucha de las empresas, ya no se hace para monopolizar un mercado sino para conseguir clientes potenciales, es fundamental apostarle al tema de la competitividad, el cual  puede hacer la diferencia entre una empresa exitosa o una empresa directo al  fracaso.

La competitividad se puede resumir como la capacidad de las organizaciones para mantener las ventajas clave  que permitan optimizar el desempeño de sus recursos, tanto humanos, como financieros e intelectuales.

Existen estrategias y áreas en donde usted deberá centrar sus esfuerzos para hacer su empresa más competitiva. Sin embargo es importante que antes de dar rienda suelta a las estrategias, se haga las siguientes preguntas:

• ¿Qué cualidades únicas tiene mi negocio y que hay tan especial en él?
• ¿Qué hace que la gente venga a mi negocio?

Las estrategias para lograr la competitividad en su empresa son:

1. Motivar a sus empleados. La motivación es la clave principal para aumentar la productividad de una empresa, procure hacer esfuerzos por hacer atractivo el ambiente laboral que se respira en su empresa.

2. Innovar y mejorar. Aunque la innovación generalmente se asocia a la rama de producción, se aplica en muchas áreas tales como la mercadotecnia, recursos humanos o servicio al cliente; debe de tener presente lo siguiente a la hora de innovar:

• Sensibilízate por la innovación.
• No critiques nuevas ideas.
• Plantéate retos permanentes.
• Fomenta equipos de trabajo.

4. La tecnología aplicada en la empresa. Adáptese a la innovación y principales desarrollos tecnológicos, haga de la tecnología uno de sus mejores socios.
5. Comparta su conocimiento. Reciba inputs de sus proveedores, clientes, profesionales para que así el conocimiento crezca constantemente y convierta a su empresa más competitiva.
6. Construya una buena imagen. Construir una reputación y cuidar la imagen de tu empresa frente a los diferentes clientes y usuarios, es una tarea que se debe de hacer de manera constante y que rendirá buenos resultados, como la identificación de tu marca y fidelización hacia la misma.

Tomado de: Emprendices

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